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Control horario: qué obliga la ley y cómo registrar la jornada

Qué exige el Estatuto de los Trabajadores sobre el registro de jornada, multas de 751 a 7.500 euros, qué propone el borrador digital y cómo llevarlo bien.

Héctor Redondo, CEO y fundador de BAI Business CEO y fundador de BAI Business

Publicado el Revisado el 8 min Normativa

Contenidos
  1. Qué dice hoy la ley
  2. Qué te puede costar no cumplirlo
  3. Qué viene: el registro digital
  4. Cómo llevarlo bien desde hoy
  5. Lo que hemos construido en BAI
  6. Qué hacer ahora
  7. Cómo lo hemos comprobado
  8. Fuentes

> Declaración de interés: BAI Business ofrece control horario y nóminas y publica este artículo. Lo firma Héctor Redondo, CEO y fundador de BAI Business. No es asesoramiento jurídico: confirma tu caso con tu gestor o tu abogado laboralista.

Hoy os vengo a hablar del registro de jornada: qué obliga la ley a hacer a una empresa que tiene personas contratadas y cómo llevarlo sin que se convierta en un montón de papeles.

Si tienes a alguien contratado, tu empresa tiene que garantizar el registro diario de la jornada, con la hora concreta a la que cada persona empieza y termina, y guardarlo cuatro años a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo (Estatuto de los Trabajadores, artículo 34.9). La ley vigente no dice con qué herramienta. Hay un real decreto en borrador que sí exigiría que fuera digital; a 10 de octubre de 2026 no está publicado en el BOE.

Qué dice hoy la ley

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, añadido por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, fija cuatro cosas:

  • Qué se registra: la jornada de cada día, con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora.
  • Cómo se organiza: por negociación colectiva o acuerdo de empresa. Si no hay ninguno, decide la empresa después de consultar a los representantes legales de la plantilla.
  • Cuánto se guarda: cuatro años.
  • Quién puede verlo: las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

La obligación nace de tener una relación laboral. Si trabajas solo, sin nadie contratado, no te afecta.

Qué te puede costar no cumplirlo

La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social trata como infracción grave transgredir las normas sobre jornada, descansos, horas extraordinarias y "registro de jornada" (artículo 7, apartado 5). Las infracciones graves se sancionan con multa de 751 a 7.500 euros, repartida en tres grados: de 751 a 1.500 en el mínimo, de 1.501 a 3.750 en el medio y de 3.751 a 7.500 en el máximo (artículo 40.1.b).

Además de la multa, hay un efecto que no depende de ninguna inspección: sin registro, cuando una persona reclama horas extra, nadie puede demostrar cuántas hizo, ni ella ni tú.

Qué viene: el registro digital

El Ministerio de Trabajo tiene en su página de participación pública un borrador de real decreto que desarrolla el artículo 34.9. Es un borrador: puede cambiar, y hasta que se publique en el BOE no obliga a nadie. Esto es lo que propone:

Punto Qué dice el borrador
Medio Registro diario de la jornada de cada persona trabajadora "por medios digitales"
Calidad Objetivo, fiable y accesible. Fiable quiere decir que un asiento, una vez hecho, no se modifica sin autorización de la empresa y de la persona trabajadora, y que cada cambio deja una huella clara e indeleble con su autoría
Contenido mínimo Hora y minuto de inicio y fin de la jornada y de cada pausa que no sea tiempo de trabajo, si el trabajo es presencial o a distancia, horas ordinarias, extraordinarias y complementarias, totales diarios y mensuales, y todas las modificaciones con quién las hizo
Cómo se apunta Cada asiento lo hace la propia persona, de forma libre, personal, directa e inmediata, al empezar y al terminar
Si falla el sistema Se registra por otro medio y se pasa a soporte digital en cuanto se pueda
Conservación y acceso Cuatro años; cada persona puede consultar y copiar sus asientos en cualquier momento
Entrada en vigor A los veinte días de su publicación en el BOE

Revisé los sumarios del BOE del 1 de julio al 10 de octubre de 2026 y no aparece ningún real decreto de registro de jornada.

Cómo llevarlo bien desde hoy

No hace falta esperar al decreto para hacerlo con criterio. Lo que yo haría:

  1. Que cada persona apunte su propia jornada, al empezar y al terminar, no tú al final de la semana de memoria.
  2. Apuntar también las pausas que no cuentan como trabajo. La ley vigente exige inicio y fin de la jornada; el borrador va más allá y es sensato adelantarse.
  3. Que un cambio deje rastro: quién lo hizo, cuándo, la hora original y el motivo. Un registro que se puede retocar sin que se note es el que peor te defiende.
  4. Guardarlo cuatro años y saber sacarlo: un fichero por mes, por persona, que puedas enseñar en minutos.
  5. Explicar el sistema por escrito a la plantilla y, si hay representantes, consultarlos antes (artículo 34.9).
  6. Pedir solo los datos necesarios. Si el fichaje guarda la ubicación, decide si te hace falta de verdad y díselo a tu equipo. El borrador habla de intimidad y protección de datos con los principios de minimización, idoneidad, necesidad y proporcionalidad.

Imagina un taller con ocho personas que apunta las horas en una libreta de la oficina. Un día una persona reclama dos meses de horas extra y la libreta tiene tachones, páginas sin fecha y horas escritas por el encargado. Nadie sabe qué es verdad. Con un registro que cada persona hace por su cuenta y que deja rastro de cada cambio, la conversación empieza con datos. (Ejemplo inventado, no un cliente real.)

Lo que hemos construido en BAI

Según lo que publicamos en nuestra web, en BAI cada persona tiene su ficha de empleado, ficha la entrada, las pausas y la salida desde el móvil o el ordenador, y tú ves en directo quién está trabajando. Un olvido se corrige dejando anotados quién lo cambió, la hora original y el motivo, y el registro diario se descarga en PDF o en hoja de cálculo. Tú decides si el fichaje guarda la ubicación.

Hay algo que no puedo decirte hoy: si cumplirá un real decreto que aún no se ha publicado. Cuando exista el texto final, la tabla de arriba es la lista con la que debes comprobar cualquier herramienta, la nuestra incluida.

Qué hacer ahora

Mira cómo registras hoy la jornada y contesta tres preguntas: ¿lo apunta cada persona?, ¿quedaría rastro de un cambio?, ¿lo sacarías en cinco minutos si te lo piden? Si alguna respuesta es no, ahí está lo primero que arreglar. Si quieres ver cómo lo hacemos nosotros, tienes control horario y nóminas. El tiempo que dedica cada persona a cada trabajo es otra cosa: eso se mide en gestión de proyectos y tareas.

Cómo lo hemos comprobado

El texto del artículo 34.9 y los artículos 7 y 40 de la ley de infracciones y sanciones son los consolidados del BOE, leídos el 11 de octubre de 2026 (ambos con última actualización del 3 de octubre de 2026). El borrador es el documento que el Ministerio de Trabajo tiene en su página de participación pública, leídos el 11 de octubre de 2026 sus artículos 1 a 6 y su entrada en vigor (la tabla resume solo eso); lleva referencias a 2025 y no es el texto final. Para saber si se ha publicado revisé uno a uno los sumarios del BOE del 1 de julio al 10 de octubre de 2026 (90 sumarios leídos; los días sin sumario no se pudieron consultar) buscando "registro de jornada", "registro horario" y "tiempo de trabajo". Lo que cuento de BAI viene de la página publicada de la solución. Lo he redactado con ayuda de inteligencia artificial a partir de esas fuentes; lo firmo yo.

Fuentes

Normativa

facturacion y cobros

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