Hoppa till huvudinnehållet
ESEN Logga in
Boka mitt samtal

Registrering av arbetstid i Spanien: vad lagen kräver

Vad arbetstagarstadgan kräver om registrering av arbetstid, böter på 751 till 7 500 euro, vad det digitala utkastet föreslår och hur du sköter det.

Héctor Redondo, vd och grundare av BAI Business Vd och grundare av BAI Business

Publicerad Granskad 7 min Regelverk

Innehåll
  1. Vad lagen säger i dag
  2. Vad det kan kosta att inte följa den
  3. Vad som är på väg: den digitala registreringen
  4. Så sköter du det bra från och med i dag
  5. Vad vi har byggt på BAI
  6. Vad du gör nu
  7. Så har vi kontrollerat det
  8. Källor

> Intresseförklaring: BAI Business erbjuder tidregistrering och löner och publicerar den här artikeln. Den är undertecknad av Héctor Redondo, vd och grundare av BAI Business. Det här är inte juridisk rådgivning: bekräfta ditt fall med din rådgivare eller en arbetsrättsjurist.

Idag vill jag prata om registrering av arbetstid: vad lagen kräver av ett företag som har anställda och hur du sköter det utan att det blir en hög med papper.

Om du har någon anställd måste ditt företag garantera en daglig registrering av arbetstiden, med den exakta tid då varje person börjar och slutar, och spara den i fyra år till förfogande för personalen, deras företrädare och arbetsinspektionen (arbetstagarstadgan Estatuto de los Trabajadores, artikel 34.9). Den gällande lagen anger inte vilket verktyg du ska använda. Det finns ett utkast till kungligt dekret som skulle kräva att registreringen är digital; den 10 oktober 2026 är det inte publicerat i BOE, Spaniens officiella tidning.

Vad lagen säger i dag

Artikel 34.9 i arbetstagarstadgan, som tillfogades genom kungligt lagdekret 8/2019 av den 8 mars, slår fast fyra saker:

  • Vad som registreras: varje dags arbetstid, med den exakta start- och sluttiden för varje anställd.
  • Hur det organiseras: genom kollektivavtal eller avtal inom företaget. Finns inget sådant bestämmer företaget efter att ha hört de anställdas lagliga företrädare.
  • Hur länge det sparas: fyra år.
  • Vem som får se det: de anställda, deras lagliga företrädare och arbetsinspektionen för arbetsliv och socialförsäkring.

Skyldigheten uppstår av att det finns ett anställningsförhållande. Om du arbetar ensam, utan någon anställd, berör den dig inte.

Vad det kan kosta att inte följa den

Lagen om överträdelser och sanktioner i arbetslivet behandlar det som en allvarlig överträdelse att bryta mot reglerna om arbetstid, vila, övertid och "registrering av arbetstid" (artikel 7, punkt 5). Allvarliga överträdelser ger böter på 751 till 7 500 euro, uppdelade i tre grader: 751 till 1 500 i den lägsta, 1 501 till 3 750 i den mellersta och 3 751 till 7 500 i den högsta (artikel 40.1.b).

Förutom bötena finns en effekt som inte beror på någon inspektion: utan registrering kan ingen bevisa hur mycket en person har arbetat när hen kräver ersättning för övertid, varken hen eller du.

Vad som är på väg: den digitala registreringen

Arbetsministeriet har på sin sida för offentligt deltagande ett utkast till kungligt dekret som utvecklar artikel 34.9. Det är ett utkast: det kan ändras, och tills det publiceras i BOE binder det ingen. Så här lyder förslaget:

Punkt Vad utkastet säger
Medel Daglig registrering av varje anställds arbetstid "med digitala medel"
Kvalitet Objektiv, tillförlitlig och tillgänglig. Tillförlitlig betyder att en post, när den väl är gjord, inte kan ändras utan godkännande från företaget och från den anställde, och att varje ändring lämnar ett tydligt och outplånligt spår med sin upphovsperson
Minimiinnehåll Timme och minut för start och slut av arbetsdagen och av varje paus som inte är arbetstid, om arbetet sker på plats eller på distans, ordinarie timmar, övertid och kompletterande timmar, dagliga och månatliga summor, och varje ändring med vem som gjorde den
Hur posterna görs Varje post görs av personen själv, fritt, personligt, direkt och omedelbart, när hen börjar och när hen slutar
Om systemet fallerar Registreringen görs på annat sätt och förs över till digitalt medium så snart det går
Lagring och åtkomst Fyra år; varje person kan när som helst se och kopiera sina poster
Ikraftträdande Tjugo dagar efter publiceringen i BOE

Jag gick igenom BOE:s dagliga sammanställningar från 1 juli till 10 oktober 2026 och inget kungligt dekret om registrering av arbetstid förekommer.

Så sköter du det bra från och med i dag

Du behöver inte vänta på dekretet för att göra det ordentligt. Så här skulle jag göra:

  1. Låt varje person registrera sin egen arbetstid, när hen börjar och när hen slutar, inte du ur minnet i slutet av veckan.
  2. Registrera också rasterna som inte räknas som arbete. Den gällande lagen kräver start och slut på arbetsdagen; utkastet går längre och det är klokt att ligga steget före.
  3. Låt en ändring lämna spår: vem som gjorde den, när, den ursprungliga tiden och skälet. En registrering som kan putsas på utan att någon märker det är den som försvarar dig sämst.
  4. Spara den i fyra år och kunna ta fram den: en fil per månad och person som du kan visa på några minuter.
  5. Förklara systemet skriftligt för personalen och, om det finns företrädare, hör dem först (artikel 34.9).
  6. Be bara om de uppgifter du behöver. Om instämplingen sparar platsen, avgör om du verkligen behöver den och säg det till ditt team. Utkastet talar om integritet och dataskydd enligt principerna om minimering, lämplighet, nödvändighet och proportionalitet.

Föreställ dig en verkstad med åtta personer som noterar timmarna i ett block på kontoret. En dag kräver en person ersättning för två månaders övertid och blocket har överstrykningar, odaterade sidor och timmar som verkmästaren har skrivit. Ingen vet vad som är sant. Med en registrering som varje person gör själv och som lämnar spår av varje ändring börjar samtalet med fakta. (Påhittat exempel, inte en verklig kund.)

Vad vi har byggt på BAI

Enligt det vi publicerar på vår webbplats har varje person på BAI en personalakt, stämplar in start, raster och slut från mobilen eller datorn, och du ser i realtid vem som arbetar. En glömd stämpling rättas genom att anteckna vem som ändrade den, den ursprungliga tiden och skälet, och den dagliga registreringen laddas ner som PDF eller kalkylblad. Du avgör om instämplingen sparar platsen.

Det finns något jag inte kan säga dig i dag: om det kommer att uppfylla ett kungligt dekret som ännu inte har publicerats. När den slutliga texten finns är tabellen ovan listan du ska pröva vilket verktyg som helst mot, vårt inräknat.

Vad du gör nu

Titta på hur du registrerar arbetstid i dag och svara på tre frågor: noterar varje person sin egen, skulle en ändring lämna spår, kunde du ta fram den på fem minuter om någon bad om det? Om något svar är nej är det det första du ska rätta till. Vill du se hur vi gör finns personal och arbetstid. Tiden varje person lägger på varje uppdrag är en annan sak: den mäts i uppgifter och projekt.

Så har vi kontrollerat det

Texten i artikel 34.9 och artiklarna 7 och 40 i lagen om överträdelser och sanktioner är de konsoliderade versionerna från BOE, lästa den 11 oktober 2026 (båda senast uppdaterade den 3 oktober 2026). Utkastet är dokumentet som Arbetsministeriet har på sin sida för offentligt deltagande; jag läste dess artiklar 1 till 6 och dess ikraftträdande den 11 oktober 2026 (tabellen sammanfattar bara det); det har hänvisningar till 2025 och är inte den slutliga texten. För att ta reda på om det hade publicerats gick jag igenom BOE:s dagliga sammanställningar från 1 juli till 10 oktober 2026 en efter en (90 sammanställningar lästa; dagarna utan sammanställning gick inte att kontrollera) och sökte efter "registro de jornada", "registro horario" och "tiempo de trabajo". Det jag skriver om BAI kommer från lösningens publicerade sida. Jag har skrivit den med hjälp av artificiell intelligens utifrån de källorna; jag undertecknar den själv.

Källor

Regelverk

fakturering och betalningar

Fortsätt läsa