Firma digital: qué es, qué tipos hay y cuál necesita tu negocio

> Declaración de interés: BAI Business ofrece firma electrónica sencilla y publica este artículo. Lo firma Héctor Redondo, CEO y fundador de BAI Business.

Hoy os vengo a hablar de la firma digital: qué es, cuántos tipos hay y cuál necesita vuestro negocio para no imprimir, escanear y mandar contratos por mensajería.

Lo primero: "firma digital" es un nombre cómodo para tres cosas distintas. Según la ley europea hay firma electrónica simple, avanzada y cualificada, y no valen lo mismo si hay una disputa. Para muchos documentos del día a día basta una firma sencilla bien documentada. Para otros hace falta más, y conviene saber cuándo.

Los tres niveles, según la ley

El Reglamento europeo eIDAS (Reglamento (UE) 910/2014, artículo 3) los define así:

Nivel	Qué es según el Reglamento
Simple	Los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar (artículo 3.10)
Avanzada	La que cumple el artículo 26: vinculada al firmante de manera única; permite identificarlo; creada con datos que el firmante puede usar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo; y vinculada a los datos firmados de modo que cualquier modificación posterior sea detectable
Cualificada	Una firma avanzada creada mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas y basada en un certificado cualificado de firma electrónica (artículo 3.12)

Fuente: Reglamento eIDAS, texto consolidado a 18.10.2024 (consultado el 2026-10-10).

Cuánto vale cada una

El artículo 25 del mismo Reglamento dice dos cosas importantes:

1. No se puede negar efecto jurídico ni admisibilidad como prueba a una firma por el mero hecho de ser electrónica o de no cumplir los requisitos de la cualificada.
2. La firma electrónica cualificada tiene un efecto jurídico equivalente al de la firma manuscrita.

Traducido: una firma sencilla vale, pero si alguien la discute, tendrás que demostrar que fue esa persona quien firmó. Por eso importa el rastro (quién, cuándo, desde dónde, qué documento). La cualificada equivale a la firma de puño y letra.

Cómo se obtiene la cualificada

Con un certificado cualificado emitido por un prestador cualificado de servicios de confianza. La Ley 6/2020 que regula en España estos servicios fija que la vigencia de un certificado cualificado no puede superar cinco años (artículo 4.2) y exige comprobar la identidad del titular: con personación física o, a distancia, por medios que den una seguridad equivalente, como la videoidentificación (artículo 7). Cuando vayas a pedirlo, el prestador te indicará el procedimiento exacto.

Cuál necesita tu negocio

Imagina una empresa de reformas que cierra presupuestos de obra con clientes: dos socios del cliente tienen que aceptar y uno vive en otra ciudad. Por mensajería tardan una semana. Si firman desde el móvil con un enlace que deja constancia de quién firmó y cuándo, lo resuelven esa tarde. Para ese tipo de aceptación de presupuesto suele ser razonable una firma sencilla con buen rastro. (Ejemplo inventado, no un cliente real; la elección depende de tu caso.)

Mi regla práctica:

• Documentos del día a día (presupuestos, aceptaciones, partes de trabajo, recibos): una firma sencilla con rastro.
• Documentos que pueden acabar discutiéndose y valen mucho dinero: valora avanzada o cualificada.
• Actos que exigen una forma especial (algunos exigen escritura pública): ahí no vale cualquier firma. Pregunta a tu gestor o abogado.
• Si una norma o un organismo exige un nivel concreto, ese manda. Pregunta qué acepta el destinatario antes de elegir.
• No pidas más de lo que necesitas. Una firma cualificada exige que el firmante tenga un certificado cualificado, lo que puede ser una fricción para un cliente particular.

Esto no es asesoramiento jurídico: es la orientación de un gerente a otro. Ante la duda, consúltalo con un abogado.

Errores frecuentes

• Pegar una imagen de la firma en un PDF. Por sí sola no vincula la firma al firmante ni hace detectable una modificación posterior.
• No guardar la evidencia. Conserva el documento firmado junto con el registro de quién lo firmó y cuándo.
• No avisar al firmante. Dile qué método de firma vas a usar y por qué.
• Esperar que la firma arregle un contrato mal redactado. Firmar prueba el acuerdo, no lo mejora.

Lo que hemos construido en BAI

En BAI, según lo que publicamos en la web, cada documento sale a partir de una plantilla con los datos del cliente y tu logo, se envía a firmar a una o varias personas que firman desde su enlace sin imprimir, y el documento firmado se guarda solo con el rastro de cada firma, unido a la ficha del cliente. Y aquí va la parte que prefiero decir sin rodeos: es una firma electrónica sencilla. Si un documento exige firma avanzada o cualificada, BAI no la presenta como tal.

La tabla de arriba vale para cualquier herramienta, y en la tuya conviene comprobar de qué nivel es.

Qué hacer ahora

Haz una lista de los documentos que más firmas al mes y marca, al lado de cada uno, quién los discutiría y cuánto dinero hay en juego. Los de poco dinero y poca discusión son los primeros que puedes pasar a firma sencilla. Si quieres ver cómo lo hacemos, tienes documentos y firma digital.

Preguntas frecuentes

¿Tiene validez una firma electrónica simple?

El artículo 25.1 del Reglamento eIDAS dice que no se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser electrónica o porque no cumpla los requisitos de la cualificada (consultado el 2026-10-10).

¿Qué diferencia hay entre una firma avanzada y una cualificada?

La avanzada cumple los requisitos del artículo 26: vinculada al firmante de manera única, permite identificarlo, creada con datos bajo su control exclusivo y vinculada a los datos firmados de modo que cualquier modificación posterior sea detectable. La cualificada es una avanzada creada con un dispositivo cualificado y basada en un certificado cualificado (artículo 3.12).

¿Qué efecto tiene una firma cualificada?

Según el artículo 25.2 del Reglamento eIDAS, una firma electrónica cualificada tiene un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita (consultado el 2026-10-10).

¿Basta con pegar una imagen de mi firma en un PDF?

Por sí sola no garantiza los requisitos de la firma avanzada, como vincular la firma al firmante de manera única o hacer detectable cualquier modificación posterior del documento.

¿Cómo se obtiene una firma cualificada?

Con un certificado cualificado emitido por un prestador cualificado de servicios de confianza. La Ley 6/2020 fija que su vigencia no puede superar cinco años (artículo 4.2) y exige comprobar la identidad del titular, en persona o a distancia por medios de seguridad equivalente, como la videoidentificación (artículo 7). El prestador te indica el procedimiento exacto.

¿Qué tipo de firma ofrece BAI?

Una firma electrónica sencilla, con el rastro de cada firma. Si un documento exige firma avanzada o cualificada, BAI no la presenta como tal.

Cómo lo hemos comprobado

He leído los artículos citados del Reglamento eIDAS en EUR-Lex y de la Ley 6/2020 en el BOE el 11 de octubre de 2026. Esto no es asesoramiento jurídico. Lo que cuento de BAI viene de las páginas publicadas de nuestra web. Lo he redactado con ayuda de inteligencia artificial a partir de las fuentes citadas y de lo que usamos en BAI; lo firmo yo. Las definiciones de los artículos 3.10 y 3.12 las tomé del texto consolidado a 18.10.2024, leído el 10 de octubre de 2026.

Fuentes

• Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS), artículos 3, 25 y 26: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2014/910/oj/spa (consultado el 11 de octubre de 2026).
• Reglamento (UE) n.º 910/2014 (eIDAS), texto consolidado a 18.10.2024: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/HTML/?uri=CELEX:02014R0910-20241018 (consultado el 10 de octubre de 2026).
• Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza, artículos 4 y 7: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2020-14046 (consultada el 11 de octubre de 2026).
• Descripción de la firma de BAI: página publicada Documentos y firma digital.

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