Projekthanteringsprogram för småföretag: vad du ska titta på

> Intresseförklaring: BAI Business erbjuder projekt- och uppgiftshantering och publicerar den här artikeln. Den är undertecknad av Héctor Redondo, vd och grundare av BAI Business. Kriterierna är min åsikt; jag jämför inte varumärken och citerar inga uppgifter från tredje part.

Idag vill jag prata om hur du väljer ett projekthanteringsprogram i ett småföretag, och om varför det viktiga inte finns i listan över funktioner.

Ett projekthanteringsprogram är användbart för dig om det besvarar tre frågor utan möten: vad som ska göras, vem som gör det och till när. Välj efter hur ditt team arbetar, på kontoret eller ute på fältet, och inte efter hur många funktioner det annonserar. Titta på sju saker, som jag beskriver nedan, och pröva det i två veckor på ett verkligt projekt innan du flyttar över hela verksamheten.

De sju kriterierna

Nr	Kriterium	Fråga att ställa	Varför det spelar roll
1	Vem som använder det och var	Arbetar mitt team ute på fältet? Kan de se sina uppgifter och få aviseringar i mobilen?	Ett verktyg som bara öppnas från kontorsdatorn är det första som fältteamet slutar använda
2	Vad varje uppgift innehåller	Har den ansvarig, datum, prioritet, steg, kommentarer och filer eller foton? Varnar den innan den förfaller?	En uppgift utan ansvarig eller datum är en önskan, inte en uppgift
3	Hur jag ser det	Kan jag se det som en tavla med kolumner, en lista över det som är mitt, en kalender och tidsstaplar?	Tavlan svarar på "hur går det", listan på "vad är mitt" och staplarna på "vad försenar leveransen"
4	Vad som upprepas	Kan jag låta uppgifter som upprepas skapas av sig själva, som öppning eller månadens genomgång?	Det du upprepar varje vecka ska inte bero på att någon kommer ihåg det
5	Hur lång tid det tar	Mäter det tiden för varje uppgift och de fakturerbara timmarna per person och per kund?	Du behöver det bara om du tar betalt per timme eller vill veta vad varje jobb kostar dig
6	Koppling till dina kunder	Kan jag koppla uppgiften till dess kund eller affär, utan att kopiera uppgifter?	Om uppgiften och kunden finns på två ställen kopierar du dem för hand
7	Samtal och behörigheter	Pratar man intill uppgiften, i trådar? Är varje tavla privat eller delad med den jag väljer?	En WhatsApp-grupp låter inte en nykomling läsa det som sagts förut, och alla ska inte se allt

När du inte behöver något

Om ni är en till tre personer och jobben tar några dagar räcker en delad lista och en kalender. Mitt test är det här: om ingen frågar "hur går det med det här?" mer än en gång om dagen behöver du inget nytt verktyg, du behöver skriva ner sakerna. Programvaran får värde när det finns flera personer, flera jobb samtidigt och någon som är beroende av vad en annan blir klar med.

Så prövar du det i två veckor

1. Ett verkligt projekt, inte ett testprojekt, med de uppgifter som verkligen finns.
2. Högst tre personer, inklusive den som litar minst på det.
3. En enda sanningskälla: under de två veckorna skickas inget via WhatsApp och inget antecknas någon annanstans.
4. Två frågor i slutet: har du slutat fråga "hur går det"? Öppnar alla det utan att du ber om det?
5. Bestäm: om båda svaren är ja, bredda. Om inte, titta på vad som brast: verktyget eller vanan.

Vanliga misstag

• Ha arbetet på två ställen. Det är värre än att inte ha något verktyg.
• Tavlor med femton kolumner. Börja med "att göra, pågår och klart".
• Uppgifter utan ansvarig eller med datumet "när det går".
• Ta med alla från första dagen. Börja med den som har problemet.

Föreställ dig ett renoveringsföretag med tre arbetslag på plats som fördelar jobben via WhatsApp och varje morgon frågar varje arbetsledare hur det går för dennes. Det prövar två veckor med en enda byggplats: varje arbetsledare ser sina uppgifter med datum, mäter sin tid och lämnar rapporten undertecknad hos kunden. I slutet av den andra veckan har företaget slutat fråga på morgonen. (Påhittat exempel, inte en verklig kund.)

Vad vi har byggt på BAI

Jag använder BAI:s uppgifter och kalender. Enligt det vi publicerar på vår webbplats ger BAI:s projekthantering dig en tavla per projekt eller per kund, med uppgifterna i kolumner som du drar. Varje uppgift har ansvarig, datum, prioritet, lista med steg, kommentarer och filer eller foton, och kopplas till kunden eller affären i ditt kundregister. Varje person ser allt som är hens från alla tavlor i en lista och får en avisering innan varje datum förfaller; uppgifter som upprepas skapas av sig själva; du mäter tiden för varje uppgift, med stoppur eller för hand, och ser varje persons fakturerbara timmar. Framstegen syns som tavla, tabell, kalender eller tidsstaplar; teamet pratar i kanaler kopplade till tavlan eller uppgiften, med svar i trådar; varje tavla är privat eller delas med den du väljer; och i mobilen, med appen för Android och iPhone, ser du dina uppgifter och får aviseringarna. Det är inte teamets instämpling: ankomst och avgång hanteras separat, i tidregistreringen.

Vad du gör nu

Skriv på ett papper de tre jobb du har öppna just nu och, för vart och ett, vem som gör det och till när. Om det är svårt att fylla i vet du redan varför du saknar ett verktyg. Vill du se hur vi gör finns uppgifter och projekt. Ska dina kunders uppgifter bo i verktyget, se först datasäkerhet i molnet. Och för registreringen av teamets arbetstid, som är en annan sak, registrering av arbetstid.

Så har vi kontrollerat det

De sju kriterierna är mitt sätt att ordna det jag har sett spelar roll; de är varken en studie eller en regel, och jag har inte jämfört tredje parts verktyg, därför nämner jag inget. Det jag skriver om BAI kommer från lösningens publicerade sida och från det jag själv använder. Jag har skrivit den med hjälp av artificiell intelligens utifrån den sidan; jag undertecknar den själv.

Källor

• Beskrivning av BAI:s lösning: publicerad sida Uppgifter och projekt.