Software de gestión de proyectos para pymes: qué mirar

> Declaración de interés: BAI Business ofrece gestión de proyectos y tareas y publica este artículo. Lo firma Héctor Redondo, CEO y fundador de BAI Business. Los criterios son una opinión mía; no comparo marcas ni cito datos de terceros.

Hoy os vengo a hablar de cómo elegir un software de gestión de proyectos en una pyme, y de por qué lo importante no está en la lista de funciones.

Un software de gestión de proyectos te sirve si responde sin reuniones a tres preguntas: qué hay que hacer, quién lo hace y para cuándo. Elige según cómo trabaja tu equipo, en la oficina o en la calle, y no según cuántas funciones anuncia. Mira siete cosas, que te detallo abajo, y pruébalo dos semanas con un proyecto real antes de pasar a él todo el negocio.

Los siete criterios

N.º	Criterio	Pregunta para hacer	Por qué importa
1	Quién lo usa y dónde	¿Mi equipo trabaja en la calle? ¿Puede ver sus tareas y recibir avisos en el móvil?	Una herramienta que solo se abre desde el ordenador de la oficina es la primera que el equipo de la calle deja de usar
2	Qué lleva cada tarea	¿Tiene responsable, fecha, prioridad, pasos, comentarios y archivos o fotos? ¿Avisa antes de vencer?	Una tarea sin responsable ni fecha es un deseo, no una tarea
3	Cómo lo veo	¿Puedo verlo en tablero de columnas, en lista de lo mío, en calendario y en barras de tiempo?	El tablero responde a "cómo va", la lista a "qué me toca" y las barras a "qué retrasa la entrega"
4	Qué se repite	¿Puedo crear solas las tareas que se repiten, como la apertura o la revisión del mes?	Lo que repites cada semana no debería depender de que alguien se acuerde
5	Cuánto tiempo lleva	¿Mide el tiempo de cada tarea y las horas facturables por persona y por cliente?	Solo hace falta si cobras por horas o quieres saber cuánto te cuesta cada trabajo
6	Conexión con tus clientes	¿Puedo unir la tarea a su cliente o a su venta, sin copiar datos?	Si la tarea y el cliente viven en dos sitios, los copias a mano
7	Conversación y permisos	¿Se habla junto a la tarea, en hilos? ¿Cada tablero es privado o compartido con quien elijo?	Un grupo de WhatsApp no deja leer lo anterior a quien entra nuevo, y no todos deben verlo todo

Cuándo no hace falta ninguno

Si sois una a tres personas y los trabajos duran días, una lista compartida y un calendario bastan. Mi prueba es esta: si nadie pregunta "¿cómo va esto?" más de una vez al día, no necesitas una herramienta nueva, necesitas apuntar las cosas. El software gana valor cuando hay varias personas, varios trabajos a la vez y alguien que depende de lo que otro termina.

Cómo probarlo dos semanas

1. Un proyecto real, no uno de prueba, con las tareas que de verdad hay.
2. Tres personas como mucho, incluida la que más desconfía.
3. Una sola fuente de verdad: durante las dos semanas, nada se manda por WhatsApp ni se apunta en otro sitio.
4. Dos preguntas al final: ¿has dejado de preguntar "cómo va"?, ¿lo abre cada uno sin que se lo pidas?
5. Decide: si las dos son que sí, amplía. Si no, mira qué falló: la herramienta o la costumbre.

Errores frecuentes

• Llevar el trabajo en dos sitios. Es peor que no tener herramienta.
• Tableros con quince columnas. Con "por hacer, en curso y hecho" se empieza.
• Tareas sin responsable o con fecha "cuando se pueda".
• Meter a todo el mundo el primer día. Empieza con quien tiene el problema.

Imagina una empresa de reformas con tres equipos en obra que reparte los trabajos por WhatsApp y cada mañana pregunta a cada encargado cómo va lo suyo. Prueba dos semanas con una sola obra: cada encargado ve sus tareas con fecha, mide su tiempo y deja el parte firmado en casa del cliente. Al final de la segunda semana deja de preguntar por la mañana. (Ejemplo inventado, no un cliente real.)

Lo que hemos construido en BAI

Yo uso las tareas y el calendario de BAI. Según lo que publicamos en nuestra web, la gestión de proyectos de BAI te da un tablero por proyecto o por cliente, con las tareas en columnas que se arrastran. Cada tarea lleva responsable, fecha, prioridad, lista de pasos, comentarios y archivos o fotos, y se une al cliente o a la venta de tu agenda de clientes. Cada persona ve en una lista todo lo suyo de todos los tableros y recibe un aviso antes de que venza cada fecha; las tareas que se repiten se crean solas; mides el tiempo de cada tarea, con cronómetro o a mano, y ves las horas facturables de cada persona. El avance se ve en tablero, tabla, calendario o barras de tiempo; el equipo habla en canales unidos al tablero o a la tarea, con respuestas en hilo; cada tablero es privado o lo compartes con quien elijas; y en el móvil, con la aplicación para Android e iPhone, ves tus tareas y recibes los avisos. No es el fichaje de tu equipo: la entrada y la salida van aparte, en el control horario.

Qué hacer ahora

Escribe en un papel los tres trabajos que tienes abiertos ahora mismo y, para cada uno, quién lo hace y para cuándo. Si te cuesta rellenarlo, ya sabes por qué te falta una herramienta. Si quieres ver cómo lo hacemos nosotros, tienes gestión de proyectos y tareas. Si los datos de tus clientes van a vivir en la herramienta, antes mira seguridad de los datos en la nube. Y para el registro de la jornada de tu equipo, que es otra cosa, control horario.

Cómo lo hemos comprobado

Los siete criterios son mi forma de ordenar lo que he visto que importa; no son un estudio ni una norma, y no he comparado herramientas de terceros, por eso no cito ninguna. Lo que cuento de BAI viene de la página publicada de la solución y de lo que uso yo. Lo he redactado con ayuda de inteligencia artificial a partir de esa página; lo firmo yo.

Fuentes

• Descripción de la solución de BAI: página publicada Gestión de proyectos y tareas.