Automatisera fakturering och betalningar i ditt företag

> Intresseförklaring: BAI Business erbjuder en lösning för fakturering och betalningar och publicerar den här artikeln. Den är undertecknad av Héctor Redondo, vd och grundare av BAI Business. Det här är inte skatterådgivning: bekräfta ditt fall med din rådgivare.

Idag vill jag prata om hur du automatiserar fakturering och betalningar i ditt företag, där många chefer förlorar timmar varje månad och, värre, pengar som de redan har tjänat.

Att automatisera faktureringen betyder att fakturan kommer ur de uppgifter du redan har om kunden, med sitt nummer och sin registrering, och att betalningspåminnelsen går iväg av sig själv när fakturan förfaller. Tre saker kan du automatisera utan risk: skapa fakturan från kundkortet, skicka den med en länk för att betala och driva in på de datum du bestämmer. Tre andra är bättre att låta vara för hand: avgöra om du efterskänker en skuld, hur du behandlar en stamkund som är sen och kontrollera att beloppet stämmer.

Vad du automatiserar och vad du lämnar för hand

Uppgift	Automatisera	Lämna för hand
Skapa fakturan	Ja: den kommer från kundkortet med dess uppgifter och nästa löpnummer	Kontrollera beloppet och raderna innan du stänger den
Skicka den	Ja: med e-post, med länken för att betala	Ett specialfall, till exempel en faktura med villkor som avtalats separat
Ta betalt	Ja: kortbetalning direkt från fakturan, och betalningen bokförs av sig själv	En banköverföring som du inte känner igen
Påminna	Ja: påminnelser på fasta datum, var och en strängare än den förra	Samtalet till en viktig eller känslig kund
Efterskänka eller förhandla	Nej	Alltid: det är ditt beslut, inte en regels
Utgifter och månadssammanställning	Ja: registrera kvittot, de fasta utgifterna och sammanställningen	Titta på sammanställningen en gång i månaden, för mer än att arkivera den

Regeln jag använder: automatisera det du gör likadant varje gång och lämna för hand det som beror på vem du gör det mot.

Vilka tidsfrister och belopp lagen sätter

Lag 3/2004, som bekämpar sena betalningar i affärstransaktioner mellan företag, säger så här (konsoliderad text från BOE):

• Betalningstid: om ni inte har avtalat ett datum eller en tid har gäldenären trettio kalenderdagar från mottagandet av varorna eller utförandet av tjänsten, även om fakturan kom tidigare (artikel 4.1).
• Avtalat tak: parterna kan förlänga tiden, men aldrig över 60 kalenderdagar (artikel 4.3).
• När du fakturerar: leverantören ska se till att fakturan når kunden innan femton kalenderdagar har gått från det faktiska mottagandet av varorna eller tjänsten (artikel 4.1).
• Dröjsmålsränta: den som står i avtalet och, om inget är avtalat, Europeiska centralbankens ränta på dess senaste huvudsakliga refinansieringsoperation plus åtta procentenheter, fastställd varje halvår (artikel 7.2).
• Inkassokostnader: dessutom fasta 40 euro för varje skuld i dröjsmål, samt ersättning för styrkta inkassokostnader som överstiger det beloppet (artikel 8.1). Gäldenären betalar inte om förseningen inte är hens fel (artikel 8.2).

Att ha detta klart hjälper dig att formulera påminnelsen: det är inte en begäran om en tjänst, det är en påminnelse om ett avtalat datum.

E-faktura och Verifactu

Två olika regler med två tidtabeller, som ofta blandas ihop. Datumen ändras och jag har dem, med sina källor, i guiden till Verifactu och e-fakturering. Jag upprepar dem inte här för att inte lämna dig med en föråldrad uppgift.

Så bygger du påminnelserna

Det här är mitt eget omdöme, inte en regel. En följd av fyra aviseringar brukar räcka:

1. Tre dagar före förfallodagen: en vänlig påminnelse med fakturan och länken för att betala. Många obetalda fakturor är helt enkelt bortglömda.
2. På förfallodagen: samma avisering, kortare.
3. En vecka senare: strängare, med det avtalade datumet och beloppet.
4. Två veckor senare: inte längre ett e-postmeddelande; du ringer.

Ändra dagarna efter din bransch. Det som inte ändras är att påminnelsen alltid går iväg, utan att det beror på att du kommer ihåg det eller på att du känner dig obekväm med att kräva.

Föreställ dig en liten redovisningsbyrå som fakturerar ungefär tjugo kunder varje månad, på 30 dagar, och påminner per telefon när den kommer ihåg det. Den vet aldrig hur många fakturor som är förfallna förrän den tittar på banken. Med en automatisk avisering varje gång är det samtalet i steg fyra som återstår för hand, och bara för den som inte har svarat. (Påhittat exempel, inte en verklig kund.)

Vad vi har byggt på BAI

Enligt det vi publicerar på vår webbplats förbereder du fakturan i BAI från kundkortet, som proforma om du vill, och stänger den som slutlig faktura, med sitt löpnummer för året. Med Verifactu påslaget bär fakturan sin QR-kod och dess registrering skickas till den spanska skattemyndigheten, för vilket du ger BAI fullmakt hos den. Varje faktura har sin länk för att betala med kort; förfaller den obetald får din kund påminnelser de dagar du väljer, var och en strängare än den förra. Betalar kunden med banköverföring noterar du betalningen på fakturan och påminnelserna upphör. Utgifter kommer in på en gång (du klistrar in texten från ett kvitto och artificiell intelligens fyller i datum, belopp och kategori), månadssammanställningen visar intäkter, utgifter, resultat och momsen att reglera, och vid kvartalets slut exporterar du en ordnad fil till din rådgivare, som du kan fortsätta arbeta med.

Vad du gör nu

Plocka fram de förfallna fakturorna från ditt senaste kvartal och notera hur många dagar varje kund tog på sig att betala. Med det talet bestämmer du din följd av aviseringar. Vill du se hur vi gör finns fakturering och betalningar. Och vill du förstå vad som är värt att automatisera i resten av företaget, börja med vad det innebär att automatisera ett företag.

Så har vi kontrollerat det

Tidsfristerna, räntan och de 40 eurona kommer från den konsoliderade texten till lag 3/2004 i BOE, läst den 11 oktober 2026 (dess senast publicerade uppdatering är daterad den 1 oktober 2014). Jag har inte kontrollerat om det pågår några reformförslag. Det jag skriver om BAI kommer från lösningens publicerade sida. Påminnelseföljden är min egen rekommendation, inte en källa. Jag har skrivit den med hjälp av artificiell intelligens utifrån de källorna; jag undertecknar den själv.

Källor

• Lag 3/2004 av den 29 december om åtgärder mot sena betalningar i affärstransaktioner, artiklarna 4, 7 och 8, konsoliderad BOE: https://www.boe.es/eli/es/l/2004/12/29/3/con (hämtad den 11 oktober 2026).
• Guide till Verifactu och e-fakturering för småföretag: guide.
• Beskrivning av BAI:s lösning: publicerad sida Fakturering och betalningar.