Automatizar la facturación y los cobros de tu negocio

> Declaración de interés: BAI Business ofrece una solución de facturación y cobros y publica este artículo. Lo firma Héctor Redondo, CEO y fundador de BAI Business. No es asesoramiento fiscal: confirma tu caso con tu gestor.

Hoy os vengo a hablar de cómo automatizar la facturación y los cobros de tu negocio, que es donde muchos gerentes pierden horas cada mes y, peor, dinero que ya han ganado.

Automatizar la facturación es que la factura salga de los datos que ya tienes del cliente, con su número y su registro, y que el aviso de cobro salga solo cuando la factura vence. Tres cosas se automatizan sin riesgo: crear la factura desde la ficha del cliente, enviarla con un enlace para pagar y reclamar en las fechas que fijes. Otras tres conviene dejarlas a mano: decidir si perdonas una deuda, el trato con un cliente de siempre que se retrasa y comprobar que el importe es el correcto.

Qué automatizar y qué dejar a mano

Tarea	Automatízala	Déjala a mano
Crear la factura	Sí: sale de la ficha del cliente con sus datos y el siguiente número correlativo	Revisar el importe y las líneas antes de cerrarla
Enviarla	Sí: por correo, con el enlace para pagar	Un caso especial, como una factura con condiciones pactadas aparte
Cobrar	Sí: pago con tarjeta desde la propia factura, y el cobro se apunta solo	Un cobro por transferencia que no reconoces
Reclamar	Sí: recordatorios en fechas fijas, cada vez más firmes	La llamada a un cliente importante o delicado
Perdonar o negociar	No	Siempre: es una decisión tuya, no de una regla
Gastos y resumen del mes	Sí: apuntar el ticket, los gastos fijos y el resumen	Mirar el resumen una vez al mes, para algo más que archivarlo

La regla que uso: automatiza lo que haces igual todas las veces y deja a mano lo que depende de a quién se lo haces.

Qué plazos y cantidades fija la ley

La Ley 3/2004, que combate la morosidad en las operaciones comerciales entre empresas, dice esto (texto consolidado del BOE):

• Plazo de pago: si no pactáis una fecha o un plazo, el deudor tiene treinta días naturales desde la recepción de las mercancías o la prestación del servicio, incluso si la factura le llegó antes (artículo 4.1).
• Máximo pactado: las partes pueden ampliar el plazo, pero nunca por encima de 60 días naturales (artículo 4.3).
• Cuándo facturar: el proveedor debe hacer llegar la factura antes de que pasen quince días naturales desde la recepción efectiva de las mercancías o del servicio (artículo 4.1).
• Interés de demora: el que figure en el contrato y, si no hay pacto, el tipo del Banco Central Europeo de su última operación principal de financiación más ocho puntos porcentuales, que se fija cada semestre (artículo 7.2).
• Costes de cobro: además, 40 euros fijos por cada deuda en mora, y la indemnización de los costes de cobro acreditados que superen esa cantidad (artículo 8.1). El deudor no la paga si el retraso no es culpa suya (artículo 8.2).

Tenerlo claro ayuda a redactar el recordatorio: no es una petición de favor, es recordar una fecha acordada.

Factura electrónica y Verifactu

Dos normas distintas con dos calendarios, que se mezclan mucho. Las fechas cambian y las tengo recogidas, con su fuente, en la guía de Verifactu y factura electrónica. No las repito aquí para no dejarte un dato viejo.

Cómo montar los recordatorios

Esto es criterio mío, no una norma. Una secuencia de cuatro avisos suele bastar:

1. Tres días antes del vencimiento: un recordatorio amable con la factura y el enlace para pagar. Muchos impagos son olvidos.
2. El día del vencimiento: el mismo aviso, más corto.
3. Una semana después: más firme, con la fecha pactada y el importe.
4. A las dos semanas: ya no es un correo; llamas tú.

Cambia los días según tu sector. Lo que no cambia es que el recordatorio salga siempre, sin que dependa de que tú te acuerdes o de que te incomode reclamar.

Imagina una asesoría pequeña que factura a unos veinte clientes cada mes, a 30 días, y reclama por teléfono cuando se acuerda. Nunca sabe cuántas facturas están vencidas hasta que mira el banco. Con un aviso automático cada vez, lo que queda a mano es la llamada del cuarto paso, y solo para quien no ha respondido. (Ejemplo inventado, no un cliente real.)

Lo que hemos construido en BAI

Según lo que publicamos en nuestra web, en BAI preparas la factura desde la ficha del cliente, como proforma si quieres, y la cierras como factura final, con su número correlativo del año. Con Verifactu activo, la factura lleva su código QR y su registro se envía a la Agencia Tributaria, para lo cual autorizas a BAI ante ella. Cada factura lleva su enlace para pagar con tarjeta; si vence sin cobrar, tu cliente recibe recordatorios los días que eliges, cada vez más firmes. Si te paga por transferencia, anotas el cobro en la factura y los recordatorios se paran. Los gastos entran al momento (pegas el texto de un ticket y la inteligencia artificial rellena fecha, importe y categoría), el resumen del mes te enseña ingresos, gastos, balance y el IVA a liquidar, y al acabar el trimestre exportas un fichero ordenado para tu gestor, con el que puedes seguir trabajando.

Qué hacer ahora

Saca las facturas vencidas de tu último trimestre y apunta cuántos días tardó en pagar cada cliente. Con ese número decide tu secuencia de avisos. Si quieres ver cómo lo hacemos nosotros, tienes facturación y cobros. Y si quieres entender qué conviene automatizar en el resto del negocio, empieza por qué es automatizar un negocio.

Cómo lo hemos comprobado

Los plazos, los intereses y los 40 euros salen del texto consolidado de la Ley 3/2004 en el BOE, leído el 11 de octubre de 2026 (su última actualización publicada es del 1 de octubre de 2014). No he comprobado si hay propuestas de reforma en tramitación. Lo que cuento de BAI viene de la página publicada de la solución. La secuencia de recordatorios es una recomendación mía, no una fuente. Lo he redactado con ayuda de inteligencia artificial a partir de esas fuentes; lo firmo yo.

Fuentes

• Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, artículos 4, 7 y 8, BOE consolidado: https://www.boe.es/eli/es/l/2004/12/29/3/con (consultada el 11 de octubre de 2026).
• Guía de Verifactu y factura electrónica para pymes: guía.
• Descripción de la solución de BAI: página publicada Facturación y cobros.