Cómo digitalizar una pyme: el orden en que lo haría yo

> Declaración de interés: BAI Business vende una plataforma que cubre buena parte de los pasos de este artículo y lo publica. Lo firma Héctor Redondo, CEO y fundador de BAI Business. El orden que propongo es una opinión mía, no un dato.

Hoy os vengo a hablar de cómo digitalizar una pyme sin comprar a ciegas: en qué orden lo haría yo, y cuándo me saltaría ese orden.

El orden que seguiría es este: primero apuntar cómo trabajas hoy; después, tus clientes en un solo sitio; la agenda y las citas; facturar y cobrar; las tareas y las horas de tu equipo; la web y la visibilidad; y, al final, la automatización y la inteligencia artificial. Cada paso se apoya en el anterior: automatizar sobre datos desordenados solo multiplica el desorden.

Dónde están las empresas españolas

El INE publicó en octubre de 2025 qué tecnologías usan las empresas (primer trimestre de 2025):

Tecnología	Empresas de 10 o más empleados que la usan
Página web	84,5 %
Medios sociales	69,7 %
Software de planificación de recursos (ERP)	63,6 %
Servicios de nube de pago	44,3 %
Analítica de datos	41,4 %
Software de gestión de clientes (CRM)	34,5 %
Inteligencia artificial	21,1 %

Esos porcentajes son sobre empresas con conexión a Internet. En las de menos de 10 empleados, según la tabla del INE para ese tramo, el 37,0 % tiene página web y el 13,4 % emplea inteligencia artificial. Entre las de 10 o más empleados, la web y las redes están casi generalizadas y el CRM lo usa poco más de una de cada tres. No hace falta correr; hace falta ordenar.

Los siete pasos

1. Apunta cómo trabajas hoy. Un papel con tres columnas: qué tarea haces, quién la hace y cuánto tiempo le lleva a la semana. Sin esto compras herramientas por lo que dice el vendedor, no por lo que te quita tiempo.
2. Tus clientes en un solo sitio. Nombre, teléfono, qué te compraron, qué falta por hacer. Mientras estén en el móvil de uno, en un Excel de otro y en la cabeza de un tercero, nada de lo que viene después funciona. Lo explico en qué es un CRM y cuándo lo necesita tu negocio y en qué es un ERP y cuándo lo necesita una pyme.
3. Agenda y citas. Que quien quiere venir elija hora sin llamarte. Es de los cambios que más se notan: cómo montar un sistema de citas online.
4. Facturar y cobrar. Que la factura salga de la ficha del cliente y que el aviso de cobro salga solo. Automatizar la facturación y los cobros te lo cuenta, con la ley de plazos de pago.
5. Tu equipo: tareas y horas. Que cada persona sepa qué le toca y para cuándo, y que la jornada se registre como manda la ley (control horario). Aquí te ayuda qué mirar en un software de gestión de proyectos.
6. La web y la visibilidad. Que te encuentre quien busca lo que haces y que quien llegue pueda escribirte o reservar. Y que tú puedas cambiar la web sin esperar a nadie: qué es un CMS.
7. Automatización e inteligencia artificial. Ahora sí. Con los datos ordenados y los procesos escritos, qué es automatizar un negocio y inteligencia artificial para pymes te dicen por dónde seguir.

Cuándo me saltaría el orden

• Si tu problema es cobrar, empieza por el paso 4. Un negocio que no cobra a tiempo tiene un problema de caja, no de organización.
• Si hoy no te encuentra nadie, sube la web al paso 2. Ordenar clientes cuando casi no tienes tiene poco recorrido.
• Si trabajas solo, haz los pasos 1, 2 y 4 y deja el 5 para cuando contrates.
• Si algo te quita horas cada semana y es un solo problema claro, resuélvelo primero, aunque no esté "en su turno".

Qué evitar

• Comprarlo todo a la vez. Cada herramienta nueva es un hábito nuevo para tu equipo. Una cada vez.
• Varios programas que no hablan entre sí. Cada uno guarda su trozo del cliente y acabas copiando datos a mano de uno a otro.
• Migrar sin limpiar. Si pasas tu Excel tal cual, llevas los duplicados y los errores a la herramienta nueva.
• No formar al equipo. Si nadie la usa, es un gasto más.

Cómo sé que cada paso funciona

Una pregunta por paso, que debes poder contestar en un minuto: ¿cuántos clientes tengo y qué les debo? (2); ¿qué citas tengo mañana y cuántas no se presentaron el mes pasado? (3); ¿qué facturas están vencidas? (4); ¿qué hace hoy cada persona de mi equipo? (5); ¿cuántas personas me escribieron desde la web esta semana? (6). Si no puedes, el paso no está hecho.

Imagina una asesoría con seis personas que empieza en enero. En el primer mes apunta cómo trabaja y reúne sus clientes en un solo sitio. En el segundo pone la agenda y el cobro. En el tercero reparte tareas y revisa el registro de jornada. Cuando llega a la automatización, tiene claro qué repite cada semana y qué puede dejar en manos de una regla. (Ejemplo inventado, no un cliente real.)

Lo que hemos construido en BAI

Yo uso la plataforma de BAI: el CRM, el catálogo, el recepcionista, las tareas, el calendario y las citas. Según lo que publicamos en nuestra web, cada cliente tiene una sola ficha, y la cita, la factura y la reseña salen de esa misma ficha; empiezas por lo que más te urge y sumas el resto sin cambiar de sistema. Es la respuesta de la plataforma a lo que cuento arriba sobre programas que no se hablan. Pero el orden sirve con cualquier herramienta: lo que cuenta es que los datos de un paso sean los que usa el siguiente.

Qué hacer ahora

Haz hoy el paso 1. Cuando lo tengas, el segundo está claro. Si quieres ver cómo lo hacemos nosotros, tienes la plataforma de BAI.

Cómo lo hemos comprobado

Las cifras son de la nota de prensa del INE sobre la encuesta de uso de TIC y comercio electrónico en las empresas (año 2024, primer trimestre de 2025, publicada el 22 de octubre de 2025), leída el 11 de octubre de 2026; las de 10 o más empleados son porcentajes sobre empresas con conexión a Internet. El orden de los pasos y los casos en que me lo saltaría son mi criterio, no una fuente. Lo que cuento de BAI viene de las páginas publicadas de nuestra web y de lo que uso yo. Lo he redactado con ayuda de inteligencia artificial a partir de esas fuentes; lo firmo yo.

Fuentes

• INE, "Encuesta sobre el uso de TIC y del comercio electrónico en las empresas. Año 2024 - Primer trimestre 2025. Datos definitivos": https://www.ine.es/dyngs/Prensa/ETICCE20241T2025.htm (consultada el 11 de octubre de 2026).
• Descripción de la plataforma de BAI: página publicada Plataforma.