Så sätter du upp ett onlinebokningssystem i ditt företag

> Intresseförklaring: BAI Business erbjuder kalender och onlinebokning och publicerar den här artikeln. Den är undertecknad av Héctor Redondo, vd och grundare av BAI Business.

Idag vill jag prata om hur du sätter upp ett onlinebokningssystem i ditt företag, utan att det blir ett ändlöst projekt.

Ett onlinebokningssystem är en länk där din kund själv väljer tjänst och ledig tid, utan att ringa eller skriva, och får sin bekräftelse och sin påminnelse. Att sätta upp det handlar om sex steg: definiera dina tjänster, bestämma dina tider, publicera länken där man hittar dig, slå på påminnelser, bestämma vad som händer om någon avbokar och se över det efter två veckor. Mer behövs inte.

De sex stegen

1. Lista dina tjänster med deras längd. En klippning, ett första besök, en kontroll. Var och en med hur länge den egentligen tar, raster inräknade. Om du anger kortare tid än den verkliga ligger din kalender efter hela dagen.
2. Bestäm dina tider och varje teammedlems. Vilka dagar, vilka timmar, vilka raster och hur många bokningar du tar emot per dag. Kunden ska bara se tider då någon verkligen är ledig.
3. Publicera länken där man hittar dig: din webbplats, din Instagramprofil och din Google-profil. Den som hittar dig på natten bokar hos den som låter den göra det just då.
4. Slå på påminnelsen före bokningen, via e-post eller via WhatsApp om kunden har godkänt det.
5. Bestäm avbokningspolicyn: till när den kan ändras eller avbokas, och om du begär en handpenning vid bokning. Den måste vara lätt att använda: en kund som inte hittar hur man avbokar dyker helt enkelt inte upp.
6. Se över efter två veckor: hur många bokningar kommer utanför öppettiderna? Hur många dyker inte upp? Vilka tider står tomma?

Vad du ska undvika

• Att be kunden skapa ett konto för att boka. Varje extra steg förlorar bokningar.
• Dubbelbokningar: två personer i teamet som antecknar bokningar i sina mobiler, utan en gemensam kalender.
• Att inte bekräfta: om kunden inte får något tvivlar den på om den har bokat.
• WhatsApp-påminnelser utan tillstånd: kunden måste ha godkänt dem.

Vad leverantörerna säger om uteblivna kunder

En varning först: de här siffrorna kommer från företag som säljer bokningsprogram, så de är en parts uppgifter, inte oberoende studier. Ändå ger de en fingervisning.

• Reservio, en leverantör av bokningsprogram för salonger, skriver att andelen uteblivna kunder är 15 till 30 % och att mer än 40 % av bokningarna görs utanför ordinarie tider (sidan hämtad den 11 oktober 2026).
• Qamarero, en leverantör för restauranger, anger en genomsnittlig andel uteblivna på 3,3 % av bokningarna (hänförd till TheFork, 2025) och säger att en påminnelse 24 timmar före minskar uteblivandet med upp till 40 % (hänförd till OpenTable, 2024) (sidan hämtad den 11 oktober 2026).

Två olika branscher, mycket olika siffror. Lärdomen jag drar: mät din egen. Under en månad, skriv ner hur många bokningar som görs och hur många som inte dyker upp.

Tänk dig en frisörsalong med 30 bokningar i veckan och fem personer i teamet. Om två kunder uteblir varje vecka blir det åtta tider i månaden som ingen fyller och ingen får betalt för. Den vet inte hur mycket det är förrän den skriver ner det. (Ett påhittat exempel, inte en verklig kund.)

Vad vi har byggt på BAI

Jag använder BAI:s kalender och bokningar. Enligt det vi publicerar på webbplatsen har kalendern bokningssidor per tjänst, per yrkesperson, per team eller per gruppplats; kunden ser bara verkligt lediga tider, bokar utan att skapa konto och får bekräftelsen på sitt språk. Påminnelsen skickas av sig själv via e-post, eller via WhatsApp om kunden har godkänt det; den som inte kan komma ändrar eller avbokar från sin länk och frigör tiden; och om du vill tar du en handpenning vid bokning. Varje bokning hamnar i din kalender, i din Google-kalender och i din kundlista.

De sex stegen fungerar med vilket verktyg som helst.

Vad du kan göra nu

Gör de två första stegen i dag på ett papper: dina tjänster med deras verkliga längd och dina tider. Med det tar det en eftermiddag att sätta upp resten i vilket verktyg som helst. Om du vill se hur vi gör finns kalender och onlinebokning. Och om du får meddelanden utanför öppettiderna, se också vad en chatbot för kundtjänst är.

Så har vi kontrollerat det

Siffrorna om uteblivna kunder kommer från två programleverantörers sidor, lästa den 11 oktober 2026; de är inte oberoende studier. Det jag skriver om BAI kommer från de publicerade sidorna på vår webbplats. Jag har skrivit den med hjälp av artificiell intelligens utifrån de angivna källorna och det vi använder på BAI; jag undertecknar den själv.

Källor

• Reservio, "Los 7 mejores software para salones de belleza en 2026": https://www.reservio.com/es/blog/consejos/elegir-el-mejor-software-de-reservas-para-salones (hämtad den 11 oktober 2026). En leverantörs siffror.
• Qamarero, "No shows en restaurantes: qué son y cómo reducirlos": https://qamarero.com/blog/no-shows-en-restaurantes/ (hämtad den 11 oktober 2026). Siffror från en leverantör som hänvisar till TheFork (2025) och OpenTable (2024).
• Beskrivning av BAI:s kalender: publicerad sida Kalender och onlinebokning.