Factura electrónica obligatoria 2026 para PyMEs: estado y plan realista

La factura electrónica obligatoria en España lleva años en titulares pero pocos confirman la fecha real. La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) la estableció · el reglamento de desarrollo se ha movido varias veces · y la combinación con Verifactu añade ruido. Si eres autónomo o PyME y te preguntas qué te toca cuándo, este post te aclara qué es seguro a fecha mayo 2026, qué sigue en el aire, y qué deberías hacer entre hoy y los plazos finales.

TL;DR

• Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) introduce factura electrónica obligatoria B2B en España. Su reglamento de desarrollo está pendiente de aprobación final.
• Plazos previstos: facturadores con más de 8M€ → 12 meses tras reglamento. Resto → 24 meses tras reglamento.
• Verifactu es distinto. Verifactu obliga a usar software certificado para emitir tickets/facturas. Factura electrónica obliga a usar formato electrónico estructurado (Facturae · UBL · etc.) en B2B.
• Realidad PyME: la mayoría tiene tiempo · pero conviene preparar software ya.
• Multas: hasta 10.000€ por incumplimiento del deber de emitir factura electrónica.

Tres normativas distintas que la gente mezcla

Antes de nada, separar tres cosas:

1. Factura electrónica B2B obligatoria (Ley Crea y Crece)

Obligatoriedad de emitir factura en formato electrónico estructurado (no PDF · sino XML tipo Facturae) en transacciones entre empresas y autónomos. Esto es lo que viene con la Ley Crea y Crece.

2. Verifactu (Reglamento Sistemas Informáticos de Facturación)

Obligatoriedad de usar software certificado que garantice inalterabilidad y traza de cada factura emitida, con envío a AEAT. Esto es independiente del formato (puede ser PDF cumpliendo Verifactu o XML estructurado).

3. SII (Suministro Inmediato de Información)

Obligatoriedad de enviar a AEAT el detalle del IVA en plazo corto (4 días generalmente). Solo aplica a empresas con facturación >6M€ o que estén en REDEME. NO aplica a la mayoría de PyMEs.

Mezclar las tres es lo que genera la confusión. Tu PyME probablemente solo se enfrenta a (1) y (2) · NO a (3).

Plazos reales factura electrónica B2B (estado mayo 2026)

La Ley Crea y Crece se aprobó en septiembre 2022. Estableció que la factura electrónica obligatoria B2B entraría en vigor en plazos según facturación:

Tipo empresa	Plazo desde reglamento aprobado
Facturación > 8M€/año	12 meses
Facturación ≤ 8M€/año	24 meses

El reglamento de desarrollo se ha presentado a consulta pública varias veces. La última versión (finales 2025) introdujo cambios sobre interoperabilidad y plataformas. Aún no está aprobado en BOE a mayo 2026.

Predicción realista:

Si el reglamento se aprueba en 2026 H2:

• Empresas grandes (>8M€): obligación a partir de 2027 H2
• PyMEs (≤8M€): obligación a partir de 2028 H2

Si se aprueba en 2027:

• Empresas grandes: 2028
• PyMEs: 2029

Como autónomo o PyME pequeña, tienes margen de 18-30 meses desde la aprobación. No es urgente. Pero conviene preparar software cuando llegue Verifactu (enero 2027 sociedades, julio 2027 autónomos · ver post específico) porque la misma decisión de software cubre ambas.

Qué exigirá la factura electrónica B2B obligatoria (estructura técnica)

Cuando entre en vigor, deberás:

Emisión

• Emitir cada factura B2B en formato electrónico estructurado (XML compatible Facturae 3.2.x o estándares europeos similares como UBL/CEN)
• Firmar electrónicamente cada factura (firma cualificada · representando obligación de emisor)
• Enviar copia al receptor por medio electrónico (no PDF por email simple · sino entrega vía plataforma de facturación electrónica)
• Conservar la factura emitida durante el plazo legal (5 años fiscalmente, hasta 10 mercantilmente)

Recepción

• Aceptar facturas electrónicas estructuradas que te envíen tus proveedores
• Acusar recibo y registrar en tu sistema
• Conservar la factura recibida en formato original (no convertirla a PDF si quieres mantener la integridad legal)

Plataforma intermediaria

La ley contempla dos modelos:

• Plataforma privada certificada: software de tu proveedor (Holded, Quipu, BAI Facturación, Sage, etc.) que gestiona emisión y recepción cumpliendo el estándar
• Plataforma pública AEAT: alternativa gratuita que ofrecerá AEAT para PyMEs pequeñas

A fecha mayo 2026, la plataforma pública AEAT aún no está disponible. Plataformas privadas SaaS están preparándose.

Cuánto cuesta cumplir factura electrónica para una PyME en 2026

Tres escenarios:

Tipo PyME	Plataforma SaaS cumple	Coste mensual aprox
Autónomo único	Holded Plus / Quipu Élite / BAI Facturación / Sage Despachos	7-30 €
PyME 2-10 personas	Holded Estándar / Quipu Plus / Sage 50cloud / BAI Plan base	30-80 €
PyME 10-50 personas	Holded Premium / Quipu Premium / Sage 200 / BAI Plan Pro	80-300 €

Si ya pagas software de facturación · probablemente el upgrade a “compliance factura electrónica” estará incluido o costará un módulo adicional pequeño. Si NO pagas software, llegó el momento de empezar a presupuestar.

Multas por incumplimiento

La Ley Crea y Crece estableció:

• Hasta 10.000€ por incumplimiento del deber de emitir factura electrónica cuando sea obligatoria
• Multas adicionales por incumplimientos relacionados (conservación · firma · etc.) según la normativa fiscal general

En la práctica, AEAT no va a sancionar el primer mes a empresas que están haciendo esfuerzos. Pero pasados 6-12 meses desde la entrada en vigor, las inspecciones empezarán.

Qué hacer entre hoy y la entrada en vigor

Plan razonable distribuido en 18-30 meses (depende cuándo se apruebe el reglamento):

Mes 1-6 desde hoy

• Identifica qué software de facturación usas. Si emites en Excel/Word → empieza a buscar alternativa.
• Pregunta a tu proveedor de software: “¿estaréis listos para factura electrónica B2B obligatoria cuando entre en vigor?” Si la respuesta es vaga, empieza a evaluar alternativas en paralelo.

Mes 6-12

• Compara 3-5 opciones SaaS cumpliendo factura electrónica + Verifactu simultáneamente
• Pide demos
• Calcula coste total (licencia + migración + formación)

Mes 12-18 (estimado · cerca de entrada en vigor)

• Si decides migrar, hazlo con tiempo: 1 mes en paralelo con sistema viejo
• Forma a tu equipo (qué cambia operativamente · cómo enviar/recibir)
• Comunica a tus clientes y proveedores B2B que aceptarás solo factura electrónica desde fecha X

Después de la entrada en vigor

• Operación normal con la nueva plataforma
• Refinamientos según lo que aprendas en las primeras semanas
• Audit anual: ¿el sistema sigue siendo eficiente o conviene cambiar?

Lo que NO te van a contar

Tres cosas que casi ningún post menciona pero importan:

1. Tu cliente o proveedor B2B también tiene que aceptar facturas electrónicas

Cuando la obligación entre en vigor, la otra parte de la factura también está obligada a aceptarla en formato electrónico. Si tu cliente sigue queriendo papel “porque siempre lo hemos hecho así”, legalmente puedes negarte. Pero comercialmente quizá no convenga. Planifica conversaciones con tus clientes principales 3-6 meses antes de la entrada en vigor.

2. Las multas son del emisor, no del receptor

Si emites factura B2B en PDF cuando deberías emitirla electrónica, la multa es para ti (emisor). Si tu proveedor te manda PDF cuando debería mandarte electrónica, la multa es para él. Tu obligación como receptor es aceptarla, no exigir formato.

3. La plataforma pública AEAT (gratis) probablemente no esté lista a tiempo

Hay PyMEs esperando “la opción gratis del Estado” en lugar de pagar SaaS. Riesgo: la plataforma pública puede tardar 12-18 meses más en estar operativa después de aprobado el reglamento. Si esperas a ella, te puedes quedar incumpliendo. Mejor SaaS privada desde el inicio.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica para autónomos?

Para autónomos con facturación ≤ 8M€/año (la gran mayoría), 24 meses después de la aprobación del reglamento de la Ley Crea y Crece. Como el reglamento aún no está aprobado a mayo 2026, la fecha realista es 2028 H2 si se aprueba en 2026, o 2029 si se aprueba en 2027.

¿Es lo mismo factura electrónica obligatoria que Verifactu?

No. Verifactu obliga a usar software certificado que garantice inalterabilidad de la factura. Factura electrónica obliga a usar formato XML estructurado (no PDF) en transacciones B2B. Son normativas distintas con plazos distintos. Ambas afectan a tu PyME pero por motivos diferentes.

¿Puedo seguir emitiendo facturas en PDF cuando entre en vigor?

No para B2B. Para B2C (factura a particulares) el PDF sigue siendo válido. Para B2B (factura a otra empresa o autónomo), debes emitir en formato electrónico estructurado.

¿Y si mi cliente B2B me pide PDF?

Cuando entre en vigor, no puedes elegir. Debes emitir electrónica. Tu cliente está obligado a aceptarla. Si insiste en PDF, riesgo de incumplimiento es para ti como emisor.

¿Cuánto cuesta el software de factura electrónica?

Para PyMEs típicas: 7-80 €/mes según tamaño. Si ya pagas software de facturación (Holded, Quipu, Sage), probablemente el módulo compliance esté incluido o cueste poco extra. Si no pagas, este es el momento de empezar a presupuestar.

¿Verifactu sustituye a factura electrónica?

No. Son obligaciones complementarias. Una empresa grande va a tener que cumplir AMBAS desde 2027-2028. Una PyME pequeña va a tener que cumplir Verifactu desde julio 2027 y factura electrónica desde 2028-2029.

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En resumen

Para PyMEs en España a mayo 2026:

• Factura electrónica obligatoria B2B sigue en proceso · NO está vigente todavía
• Plazo realista entrada en vigor: 2028-2029 según cuándo se apruebe el reglamento
• Multas hasta 10.000€ por incumplimiento (a partir de la entrada en vigor)
• Plan razonable: software SaaS preparado para ambos (Verifactu + factura electrónica) durante 2026-2027
• No esperar a la plataforma pública AEAT · probablemente llega tarde

Lo importante: la decisión de software que tomes para Verifactu (urgente · enero/julio 2027) probablemente también cubrirá factura electrónica obligatoria (menos urgente · 2028+). Un solo proveedor · dos cumplimientos.

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